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Pourquoi un coffre ?
     
ENJEUX DE L'ARCHIVAGE EXEMPLES CONCRETS SOLUTION e-coffrefort
1. Centraliser J'ai besoin qu'une copie de tous les documents qui engagent mon entreprise soit accessible en un lieu unique, même si l'original est conservé dans un bureau différent ou un établissement secondaire. > Une copie conforme (horodatée et à valeur probante) des documents d’origine est centralisée et accessible immédiatement en ligne (en référence à la norme AFNOR Z42-013)
Modes de dépôts multiples, même par des tiers.
2. Sécuriser Mon entreprise est victime d'un sinistre, elle fait l'objet d'un contrôle … > Une copie certifiée conforme des documents d’origine est externalisée sur des infrastructures hautement sécurisées.
3. Accéder En déplacement, j’ai besoin d’accéder en temps réel à un document (Kbis, contrat, bilan...) > Une simple connexion Internet me permet d’exploiter, même à distance, tous les documents de mon coffre.
4. Rechercher/Retrouver Je dois fournir d'urgence un document archivé depuis plusieurs années et je me perd dans mes archives... > Grâce à l'indexation des documents et la fonction recherche, votre document est accessible en moins de 20 secondes.
5. Partager Plusieurs de mes collaborateurs de l'entreprise ont besoin d'accéder, sur place ou en déplacement, à la base documentaire de l'entreprise. > Vous donnez un accès au coffre à vos collaborateurs ou partenaires externes. En fonction de leur profil, Ils pourront déposer, accéder et exploiter les dossiers et documents autorisés.
6. Récupérer un document lisible Je doit relire un document qui a été archivé il y a plusieurs années, sera t-il intact ? > Les documents déposés au coffre avec les outils ScanDirect®, PrintDirect®, FaxDirect®... sont automatiquement transformés au format PDF. L'OFSAD garantit la lisibilité sur des décennies de ces documents.
7. Gagner de la place
Réduire des coûts		 Je souhaite gagner de la place, optimiser le classement des dossiers et réduire les coûts d'impression. > Les documents originaux peuvent être immédiatement archivés.
8. Gérer
Exploiter		 Je désir organiser mes dossiers et sous-dossiers à ma guise. Je veux éviter une échéance qui peut coûter cher ( échéance d'un contrat, révision de prix, démarches légales, garanties ...).

Je veux optimiser la gestion de mes documents.		 > Paramétrage d'alarmes multiples sur les documents.
Une note explicative peut être attachée aux documents et sera visible par un survol de souris.

> Vous pouvez modifier l'organisation des dossiers, sousdossiers proposée : créer, modifier, renommer...
simplement votre alarme afin d'être prévenu par e-mail quelques semaines, jours avant l'échéance.
9. Donner valeur probante Je doit prouver l'antériorité de certains documents (innovations, cahiers de laboratoire, documents légaux ou fiscaux ...).

Je souhaite horodater certains documents et être en mesure de justifier leur valeur probante (courier, e-mail ...) en cas de contrôle ou de litige.		 > En cas de litige ou de contrôle, les documents présentés auront valeur probante. L'horodatage et la conformité aux documents d'origine en référence à la norme AFNOR Z42-013 sont garantis.
10. Déléguer le dépôt Je souhaite que des partenaires (expert comptable, avocat, autres prestataires …) puissent déposer directement au coffre les documents issus de notre relation. > La fonction DépôtDirect® permet à un tiers mandaté de déposer (sans accès au coffre) des documents directement dans le dossier concerné.
L'utilisateur recevra un mail pour confirmer le dépôt.
     
     
     
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