Vos questions fréquentes
1. Le service e-coffrefort
2. Inscription - Nom du coffre - Mot de passe
3. Utilisation d'e-coffrefort
4. Modifications d'abonnement
1. LE SERVICE E-COFFREFORT
J'utilise déjà un système de rangement à mon domicile. Pourquoi devrais-je en changer?
La solution que vous utilisez actuellement repose sur le principe de l'invulnérabilité de votre domicile et de votre bureau. A l'opposé, e-coffrefort repose pour votre sécurité sur des infrastructures répondant aux normes les plus strictes, surpassant les impératifs de redondance et de fiabilité liés à notre activité d'archivage sécurisé. Vous disposerez ainsi d'une copie de vos papiers, contrats, documents administratifs... à l'abri de tous sinistres, et disponibles à vie à partir de n'importe quel ordinateur, smartphone ou PDA connecté à internet. D'une capacité illimitée et totalement sécurisé, votre coffre-fort personnel sera le coeur de vos classements, assurera la stricte confidentialité de vos documents papier ou électroniques, et permettra à votre discrétion sa consultation par un tiers et même par le notaire chargé de votre succession. Un système intégré d'alarme vous préviendra sans faille des échéances importantes, et vos documents pourront profiter en cas de litige d'une valeur probante avec une preuve sur leur date de dépôt et leur non-falsification. Le tout accessible depuis votre bureau, mais aussi à la maison, lorsque vous êtes en vacances, en déplacement professionnel, et même depuis l'étranger...
Les documents numérisés ont-ils la même valeur que les documents originaux ?
La copie électronique d'un document original peut être admise comme preuve en justice sous réserve que la reproduction en soit une copie "fidèle" et "durable" (Art. 1348 aliéna 2 du Code Civil). L'OFSAD en qualité de Tiers de Confiance certifie l’intégrité des documents restitués ainsi que leur date de dépôt au coffre en référence à la norme NF Z42-013. C'est ainsi qu'entre autres mesures, l'empreinte numérique de chaque document déposé au coffre et le journal de traçabilité des évènements sur ces documents sont scellés sur des supports inaltérables. Ces garanties permettront d'asseoir la conviction d'un assureur, d'une caisse de retraite et même du juge dans le cas d'un litige sur la valeur probante d'un document issu de votre e-coffrefort.
Qu'est-ce qu'un Tiers de Confiance ?
L'OFSAD est un Tiers de Confiance, c'est-à-dire un intermédiaire indépendant entre des parties qui le reconnaissent simultanément comme garantie de neutralité et d’objectivité (la confiance) pour la bonne fin de leur transaction.
Quelles différences avec une sauvegarde informatique en ligne ?
Le besoin de sécuriser ses documents importants d'origine papier sur le long, voir très long terme - plusieurs décennies -, nécessite des services très spécialisés d'archivage pour les déposer et vous les restituer dans 20 ou 30 ans toujours lisibles et avec valeur probante. Par opposition, le besoin de faire une sauvegarde quotidienne de son ordinateur personnel sur de multiples versions de documents, ne répond qu'à la sécurisation à court terme de l'ensembles de vos fichiers informatiques, sans garantie de pouvoir les exploiter dans 5 ou 10 ans, ni d'en assurer la transmission aux ayants-droits...
De quoi ai-je besoin pour utiliser e-coffrefort?
Idéalement, vous avez simplement besoin d'un ordinateur, d'un smartphone ou d'un PDA équipé d'un navigateur et relié à Internet. Si vous pouvez lire cette page, alors vous pouvez utiliser e-coffrefort. La seule exigence est de disposer de Microsoft Internet Explorer 5.5 (ou supérieur) pour Windows, ou de Mozilla Firefox 1.0 (ou supérieur) pour Windows, Mac et Unix. En ce qui concerne la connexion à Internet, toutes les technologies sont possibles: modem, connexion par câble ou encore ADSL. En outre, vous pouvez utiliser e-coffrefort partout dans le monde.
Qu'en est-il de la sécurité de mes documents?
Nous garantissons la sécurité et la confidentialité de tous vos documents, notamment par un cryptage complet de ces derniers tout au long de leur archivage sur nos serveurs. Pour plus de détails, consultez la section Sécurité.
Que faites-vous de mes informations personnelles ?
Absolument rien! Personne n'a accès à ces informations à moins que vous décidiez de les partager en utilisant la fonction de procuration. >Protection de vos données personnelles
Qu'en est-il des sauvegardes ?
Nous gérons bien sûr pour vous toutes les sauvegardes de vos documents. Cela signifie que tous les documents que vous avez déposés dans votre e-coffrefort font l'objet chaque jour de trois sauvegardes successives. Voir la rubrique Sécurité.
Dans quelles langues puis-je utiliser e-coffrefort?
Les outils et services ne sont disponibles aujourd'hui qu'en français.
Comment puis-je obtenir de l'aide concernant les outils et les services?
Lorsque vous avez passé l'authentification, l'interface de e-coffrefort apparaît. Elle contient une barre de menus qui comporte un bouton "aide". Cliquez sur celui-ci pour obtenir immédiatement des informations quant à l'utilisation d'un outil ou d'un service spécifique.
Qui puis-je contacter en cas de problème?
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans cette rubrique, envoyez un email à notre service support.
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2. INSCRIPTION - NOM DU COFFRE - MOT DE PASSE
Puis-je accéder à e-coffrefort sans m'inscrire?
Non, il n'est pas possible d'accéder au service sans s'être préalablement inscrit, car il repose sur un nom de coffre et un mot de passe personnels. Cela permet à chacun d'entrer des documents privés et confidentiels.
Puis-je choisir le nom de mon coffre et mon mot de passe?
Oui, vous pouvez choisir l'un et l'autre. Et c'est particulièrement important pour choisir un nom de coffre et un mot de passe faciles à mémoriser.
Le nom de mon coffre doit-il être unique?
Oui. Etant donné que le nom du coffre identifie votre coffre-fort, celui-ci doit être unique pour chacun. Au cas où le nom du coffre que vous souhaitiez utiliser est déjà pris, vous en serez averti dès le début de la procédure d'inscription afin d'en choisir un autre. La casse (majuscules ou minuscules) n'a pas d'influence sur le nom du coffre : MonCoffre est le même identifiant que MonCOFFRE. Par ailleurs, pour ne pas perdre les documents déposés et les alarmes programmées dans le cadre d'un Pack Découverte, vous garderez le même nom de coffre lors de la conversion de votre coffre-fort temporaire en coffre-fort définitif. Choissisez-le donc avec soin dès le départ.
J'ai perdu ou oublié le nom de mon coffre-fort. Que puis-je faire?
Par mesure de sécurité, nous ne pouvons plus communiquer le nom de votre coffre après votre inscription initiale. Notre conseil est alors de le retrouver par l'une des méthodes suivantes :
> Utilisez à nouveau votre ordinateur habituel pour vous connecter à e-coffrefort. Windows proposant par défaut de mémoriser l'identifiant, vous pourrez peut-être le voir s'afficher lors de vos tests.
> De même avec l'outil ScanDirect, si vous avez coché l'option "Mémoriser mon identifiant et mon mot de passe", vous verrez apparaître votre identifiant au premier lancement de l'assistant scanner.
> De même encore avec l'outil FaxDirect, si vous avez gardé avec vous un exemplaire de la page de garde générée avec FaxDirect, vous trouverez votre identifiant juste au dessus du code barre.
Puis-je modifier mon identifiant?
Non, c'est pourquoi il vous faut le choisir avec soin.
Puis-je modifier mon mot de passe?
Oui et à tout moment. Connectez-vous et accédez à votre e-coffrefort. Rendez vous dans la rubrique "Mon compte ". Cliquez ensuite sur "Modifier mon mot de passe". Ne choisissez pas un mot de passe trop évident (votre nom, votre prénom...). Un mot de passe contient 6 caractères au minimum. Nous vous encourageons vivement à changer votre mot de passe de temps en temps.
J'ai perdu ou oublié mon mot de passe. Que puis-je faire?
Si vous avez perdu ou oublié votre mot de passe, cliquez ici et suivez la procédure.
Comment puis-je m'assurer que d'autres personnes n'utiliseront pas mon coffre?
Simple: ne communiquez le nom de votre coffre et votre mot de passe à personne. Par ailleurs, en cas de problème, il vous est toujours possible de changer votre mot de passe.
Pourrais-je exporter mes documents si je décide un jour de ne plus utiliser e-coffrefort ?
Oui, vous pouvez toujours exporter toutes les documents que vous avez déposés dans les dossiers.
Je n'ai pas d'email personnel. Comment puis-je m'inscrire?
Il y a plusieurs solutions à ce problème : certains sites offrent un email gratuit : Laposte, Yahoo, Caramail, Hotmail... Cet email est disponible tout de suite et vous pouvez l'utiliser pour compléter le formulaire d'inscription. Vous pouvez utiliser l'adresse email générale de votre société (info@société.com ou société@provider.fr). Il vous faudra cependant utiliser le lien contenu dans l'email de confirmation pour accéder à e-coffrefort la première fois.
Attention : si vous utilisez l'adresse email générale de votre société, vous ne pourrez pas utiliser le service d'accusé de réception ni de rappel d'échéance.
Pourquoi m'envoyez-vous un email après que j'aie rempli le formulaire d'inscription?
Nous vous envoyons un email afin de vérifier l'exactitude de l'adresse que vous nous avez fournie: vous êtes la seule personne en mesure de relever votre boîte électronique. Vous devez utiliser le lien que nous vous envoyons par email afin de confirmer votre inscription. Autrement, le coffre ne sera pas activé.
Je n'ai pas reçu l'e-mail de confirmation. Que s'est-il passé?
Il y a plusieurs explications possibles.
> Votre connexion à Internet est peut-être coupée ou en dérangement. Vérifiez son bon état de marche.
>Vous avez introduit une adresse incorrecte lors de l'inscription. Solution: recommencez la procédure d'inscription. NB: Le nom du coffre choisi initialement ne sera plus disponible.
> Les serveurs de mail sur l'Internet peuvent être encombrés pour une raison indépendante de notre volonté. Peut-être devrez-vous attendre quelques minutes avant de recevoir cet e-mail.
> Peut-être avez-vous indiqué une adresse incorrecte lors de l'inscription. Dans ce cas, vous devrez recommencer toute la procédure. Notez que l'identifiant que vous aviez choisi initialement ne sera plus disponible.
Mon inscription peut-elle expirer?
Oui, mais si vous bénéficiez d'une inscription payante, vos documents seront conservés et protégés pendant encore au moins un an aprés l'échéance de votre inscription. Vous pourrez toujours accéder à votre coffre en mode restreint pour régulariser votre inscription ou vous permettre de supprimer tout ou partie de vos documents . Au delà de cette période, une procédure de désinscription s'enclenchera automatiquement. Tous vos documents et alarmes prorammées seront par conséquent perdus.
Si vous disposez d'un coffre gratuit provisoire et ne confirmez pas votre inscription définitive pendant les 90 jours à compter de la création de votre coffre, une procédure de désinscription s'enclenchera automatiquement. Tous vos documents seront perdus.
Puis-je modifier mes données personnelles?
Oui. Vous pouvez modifier vos données personnelles à tout moment. Connectez-vous à votre e-coffrefort et cliquez sur "Mon compte". Choisissez ensuite "Modifier mes données personnelles". Assurez-vous que votre profil est à jour.
Que se passe-t-il si je veux retirer ma procuration à quelqu'un?
En tant qu'unique responsable de votre coffre-fort, vous pouvez mettre en place ou retirer votre procuration quand bon vous semble. Cela signifie que les personnes auxquelles vous avez retiré votre procuration n'auront plus accès à votre coffre. Néanmoins, il vous sera toujours possible de redonner procuration à d'autres personnes en choisissant un nouveau mot de passe de procuration.
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3. UTILISATION D' E-COFFREFORT
Je ne parviens pas à me connecter à e-coffrefort. Que dois-je faire?
Vérifiez que le nom du coffre et le mot de passe que vous avez entrés sont corrects.
J'ai des problèmes partiels d'affichage lorsque j'utilise le site. Que puis-je faire?
Vous pouvez utiliser la fonction "Actualiser" qui rafraîchira l'ensemble de la fenêtre.
Puis-je utiliser mon compte sur différents ordinateurs ?
Oui, vous pouvez utiliser votre compte e-coffrefort sur différents ordinateurs. Cela vous permet, par exemple, de vous connecter au bureau sur une autre machine alors que votre propre ordinateur est déjà connecté à e-coffrefort.
Puis-je utiliser mon identifiant e-coffrefort pour plusieurs connections sur le même ordinateur en même temps?
Non, nous ne le conseillons pas parce que la technologie utilisée par e-coffrefort ne le garantit pas. Nous utilisons des cookies de session volatiles et il ne peut y avoir qu'un seul cookie par ordinateur connecté au service. Si vous rencontrez des problèmes de déconnections intempestives, c'est probablement dû au fait que vous avez ouvert plusieurs sessions sur votre ordinateur.
Comment quitter le site de façon sécurisée?
Soit vous fermez la fenêtre de votre nagivateur, soit vous cliquer sur "Quitter" dans la barre de menus de votre e-coffrefort. Etant donné que vos données sont stockées dans des cookies de session (c'est-à-dire des cookies disparaissant avec la session), elles ne figurent pas dans la cache de votre navigateur.
Comment puis-je faire de e-coffrefort ma page de démarrage (la page appelée à l'ouverture du navigateur)?
Pour les utilisateurs de Microsoft Internet Explorer:
> Rendez-vous sur le site http://www.e-coffrefort.fr
> Dans le menu "Outils", choisissez "Options Internet".
> Cliquez sur "Général".
> Dans la zone "Home Page", cliquez sur "Utiliser la page actuelle".
Est-il possible de transférer des documents déjà numérisés vers mon coffre?
Oui. Vous pouvez transférer des documents déjà numérisés vers votre coffre pour ceux qui ont choisi le "Pack Duo" ou le "Pack Pro" lors de l'inscription. Pour ceux ayant souscrit un "Pack Solo", une possibilité de modification d'abonnement est proposé dans la rubrique "Mon compte" de e-coffrefort. Vous pouvez alors importer des documents dans les principaux formats d'image et bureautique.
Est-il possible de récupérer des documents sous forme électronique?
Oui, par la fonction d'"envoi de document par email", et par téléchargement direct pour ceux ayant souscrit un Pack Duo ou un Pack Pro.
Une fenêtre de mon navigateur a subitement disparu. Pourquoi?
La fenêtre secondaire du navigateur disparaît lorsque vous cliquez sur la fenêtre principale de votre navigateur. Cela a eu pour effet de la placer à l'arrière-plan. Pour la ramener à l'avant-plan, sélectionnez-la dans la barre des tâches de Windows en bas de votre écran.
Quelles sont les limites de stockage et de transfert de documents?
Le Pack Découverte limite le stockage à quelques dizaines de documents alors que les inscriptions définitives permettent un nombre illimité de page de documents. En pratique, votre coffre est doté d'une taille initiale que vous pouvez faire doubler gratuitement autant de fois que nécessaire dès que son taux d'occupation aura atteint 80%.
Le transfert correspondant au trafic que vous créez lors de l'upload (ou envoi) ou du download (réception) de documents est lui non plus pas limité, si ce n'est dans son usage qui doit être conforme à l'esprit du service e-coffrefort.
Puis-je utiliser e-coffrefort toute la journée?
Oui, et même toute la nuit si vous le souhaitez. Il n'y a pas de limites en termes de temps d'utilisation.
Suis-je obligé d'entrer mon adresse privée dans e-coffrefort?
Vous êtes libre d'entrer les informations que vous souhaitez dans votre fiche personnelle. Cependant, nous vous encourageons à entrer au moins vos nom et prénom afin de nous permettre de rendre plus conviviaux les mails de confirmation de réception, d'alerte, ou tout simplement d'information sur e-coffrefort.
Comment obtenir le "Certificat d'Authenticité" d'un document ?
Rien de plus simple, il vous suffit de transmettre à votre correspondant le document concerné par e-mail à partir de votre e-coffrefort en cochant la case "Joindre le Certificat d'Authenticité et l'outil de vérification en ligne" (Offre réservée au Pack Pro). Le destinataire recevra alors votre document accompagné d'un certificat de l'OFSAD et l'adresse de l'outil de vérification en ligne de la preuve de dépôt et d'intégrité. En savoir plus.
Je n'arrive pas à visualiser la plupart de mes documents. Que se passe-t-il ?
Votre e-coffrefort utilise pour la pérennité des documents déposés, un format de fichier stable succeptible d'être toujours exploitable dans les décennies à venir. C'est le format PDF, indépendant de Microsoft. Pour visaliser ces documents, vous devez disposer sur votre ordinateur du logiciel gratuit Adobe Reader disponible sur toutes les plateformes de système d'exploitation telles que windows, OS Mac, linux, unix... Pour se le procurer, cliquez ici.
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4. MODIFICATIONS D'ABONNEMENT
Pourquoi modifier mon abonnement ?
Le pack Découverte d'e-coffrefort (essai gratuit) s'accompagne de limitations. Vous pouvez à tout moment choisir pendant votre essai de basculer votre compte e-coffrefort en offres définitives du type Pack Solo, Pack Duo ou Pack Pro. Le contenu et les alarmes de votre coffre-fort provisoire sont alors totalement conservés. De même, vous pouvez transformer votre abonnement en cours vers tout pack supérieur à tout moment.
Ai-je besoin de faire un règlement intermédiaire pour modifier mon abonnement ?
Non. Vous vous acquitterez par la modification de votre date de fin d'abonnement. Pour ce faire, se rendre dans la rubrique "Mon Compte" de votre coffre, option "Modification d'abonnement" où les différentes possibilités de modification seront affichées.
Puis-je voir le nombre de documents déposés, le taux d'occupation de mon coffre, la date de fin d'inscription?
Oui, et plus encore une fois connecté à votre coffre-fort.
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